Syarat & Ketentuan Layanan

1Pendahuluan

Dokumen ini mengatur penggunaan AbsenJeh.id sebagai platform berbasis web untuk membantu satuan pendidikan mengelola data kehadiran siswa dan guru, perangkat RFID, jadwal, monitoring, laporan, serta fungsi administratif terkait.

Dengan membuat akun, menggunakan platform, atau melanjutkan penggunaan setelah ketentuan berlaku, Pengguna menyatakan telah membaca dan menyetujui Syarat & Ketentuan ini. Jika tidak menyetujui ketentuan yang berlaku, Pengguna tidak diperkenankan menggunakan layanan.

2Identitas Penyelenggara

3Definisi

Platform

Aplikasi berbasis web AbsenJeh.id yang dapat diakses melalui desktop, tablet, atau perangkat seluler.

Sekolah

Satuan pendidikan yang mendaftarkan workspace dan menjadi pelanggan atau pengguna layanan.

Pengguna

Administrator sekolah, kepala sekolah, guru, dan pihak lain yang memperoleh hak akses secara sah.

Data Sekolah

Data yang dimasukkan atau dihasilkan melalui penggunaan platform, termasuk data siswa, guru, kelas, jadwal, perangkat, dan rekaman kehadiran.

Perangkat RFID

Perangkat pembaca dan kartu/tag yang digunakan sebagai salah satu sumber pencatatan kehadiran.

4Ruang Lingkup Layanan

AbsenJeh menyediakan fungsi pengelolaan sekolah dan kehadiran sesuai fitur yang tersedia pada paket aktif. Ketersediaan fitur dapat berbeda menurut paket, konfigurasi sekolah, integrasi pihak ketiga, dan kesiapan perangkat.

Informasi paket, kapasitas, harga, dan fitur yang berlaku adalah informasi yang ditampilkan pada platform atau halaman checkout pada saat transaksi dilakukan. Informasi tersebut dapat diperbarui dari waktu ke waktu.

5Pendaftaran & Akun

• Informasi registrasi harus benar, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Pemilik akun bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial dan mencegah penggunaan tanpa izin.
• Akun tidak boleh digunakan untuk peretasan, penyalahgunaan sistem, pelanggaran hak pihak lain, atau tindakan yang bertentangan dengan hukum.
• Hak akses diberikan sesuai peran. Pengguna tidak boleh berupaya mengakses data sekolah lain atau fungsi yang tidak diberikan kepadanya.

6Peran & Tanggung Jawab Sekolah

Sekolah menentukan data yang dimasukkan ke platform dan tujuan operasional penggunaannya. Sekolah bertanggung jawab memastikan pengumpulan dan pemrosesan data siswa, termasuk data anak, dilakukan berdasarkan kewenangan dan dasar pemrosesan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

• Menjaga akurasi data siswa, guru, kelas, jadwal, serta identitas RFID.
• Mengelola pemberian dan pencabutan hak akses pengguna sekolah.
• Menangani koreksi administratif ketika kartu hilang, salah identitas, perangkat offline, atau terjadi kondisi khusus.
• Menggunakan data kehadiran secara proporsional sesuai kebutuhan pendidikan dan administrasi sekolah.

7Penggunaan RFID & Perangkat

RFID merupakan salah satu mekanisme pencatatan kehadiran. Perangkat, kartu, instalasi, konektivitas, dan pemeliharaan hardware tidak otomatis termasuk dalam biaya layanan aplikasi kecuali dinyatakan lain secara tertulis pada penawaran atau transaksi.

• Perangkat harus didaftarkan pada sekolah yang benar dan digunakan sesuai konfigurasi yang diberikan.
• Kartu/tag yang hilang, rusak, atau berpindah pengguna harus segera ditangani oleh administrator sekolah.
• Rekaman scan dapat dipengaruhi konektivitas, konfigurasi waktu, status perangkat, gangguan jaringan, dan kondisi fisik kartu/reader.
• Catatan kehadiran dapat memerlukan verifikasi administratif. Fitur koreksi dan audit trail digunakan untuk membantu proses tersebut.

8Masa Uji Coba

Pengguna baru dapat memperoleh masa uji coba sesuai durasi yang ditampilkan pada platform saat pendaftaran. Masa uji coba dapat memiliki batasan fitur dan akan berakhir pada tanggal yang ditentukan sistem.

Masa uji coba tidak dapat diuangkan dan tidak menjamin kelanjutan akses setelah periode berakhir tanpa paket layanan yang aktif.

9Paket, Biaya & Pembayaran

• Harga, siklus tagihan, kapasitas, dan fitur mengikuti paket yang dipilih pada platform atau checkout.
• Pembayaran dapat diproses melalui penyedia pembayaran pihak ketiga. Status pending tidak dianggap sebagai pembayaran selesai.
• Langganan diaktifkan setelah sistem menerima konfirmasi pembayaran yang valid atau berdasarkan mekanisme aktivasi resmi lain yang disediakan AbsenJeh.
• Transaksi yang melewati batas pembayaran dapat berstatus kedaluwarsa atau dibatalkan.
• Perubahan harga atau ketentuan paket yang bersifat material akan diinformasikan secara wajar sebelum diberlakukan pada periode berikutnya.

10Pembatalan, Pengembalian Dana & Perubahan Paket

Pembatalan langganan, penutupan akun, dan penghapusan data merupakan proses yang berbeda. Pembatalan langganan tidak dengan sendirinya berarti seluruh data langsung dihapus.

Pembayaran yang telah berhasil pada prinsipnya tidak dapat dikembalikan setelah periode layanan aktif dimulai, kecuali terjadi pembayaran ganda, layanan gagal diaktifkan karena kesalahan sistem AbsenJeh, pengembalian diwajibkan oleh hukum, atau disetujui berdasarkan pemeriksaan kasus.

Upgrade, downgrade, dan perpanjangan mengikuti opsi yang tersedia pada platform serta ketentuan harga yang berlaku ketika perubahan dilakukan.

11Data Pribadi & Privasi

Pemrosesan data pribadi merupakan bagian dari penyediaan layanan dan tunduk pada Kebijakan Privasi AbsenJeh, yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari ketentuan penggunaan platform.

AbsenJeh dapat memproses data siswa dan data anak yang dimasukkan oleh sekolah. Sekolah wajib memastikan dasar pemrosesan, kewenangan, pemberitahuan, dan persetujuan apabila memang diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku.

12Keamanan, Koreksi & Audit

AbsenJeh menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi sistem dan data sesuai risiko layanan. Tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin bebas sepenuhnya dari gangguan atau insiden keamanan.

Perubahan administratif tertentu dapat dicatat dalam audit trail, termasuk pengguna, waktu, alasan, serta nilai sebelum dan sesudah perubahan jika fungsi tersebut tersedia.

13Ketersediaan & Pemeliharaan Layanan

AbsenJeh berupaya menjaga layanan tetap tersedia, namun dapat melakukan pemeliharaan terjadwal maupun darurat untuk keamanan, stabilitas, perbaikan, atau pembaruan.

Gangguan dapat timbul akibat konektivitas internet, pusat data, penyedia cloud, layanan pembayaran, provider komunikasi, perangkat pengguna, atau kondisi lain di luar kendali wajar AbsenJeh. Pemberitahuan pemeliharaan diberikan apabila memungkinkan.

14Layanan Pihak Ketiga

Untuk menyediakan layanan, AbsenJeh dapat menggunakan penyedia pihak ketiga seperti layanan hosting/cloud, email, pembayaran, komunikasi, penyimpanan, atau monitoring. Layanan pihak ketiga dapat memiliki ketentuan, ketersediaan, dan kebijakan privasi sendiri.

15Hak Kekayaan Intelektual & Data Sekolah

Hak atas perangkat lunak, desain, merek, dokumentasi, dan materi platform yang dibuat oleh AbsenJeh tetap berada pada AbsenJeh atau pemegang hak yang sah. Pengguna memperoleh hak menggunakan layanan selama memenuhi ketentuan dan status layanan yang berlaku.

Data Sekolah yang dimasukkan ke platform tidak menjadi milik AbsenJeh semata-mata karena data tersebut diproses atau disimpan dalam sistem.

16Penangguhan, Penghentian & Retensi

AbsenJeh dapat menangguhkan atau membatasi akun apabila terdapat indikasi penyalahgunaan, pelanggaran keamanan, pembayaran yang tidak terpenuhi, atau pelanggaran material terhadap ketentuan layanan.

Setelah layanan berakhir, data operasional dapat dipertahankan selama periode yang diperlukan untuk pemulihan akun, penyelesaian kewajiban, keamanan, pencadangan, penyelesaian sengketa, dan kepatuhan hukum. Rincian prinsip retensi dijelaskan dalam Kebijakan Privasi.

17Batasan Tanggung Jawab & Keadaan Kahar

Sepanjang diizinkan oleh hukum yang berlaku, AbsenJeh tidak bertanggung jawab atas kerugian yang semata-mata timbul dari kesalahan input pengguna, penyalahgunaan kredensial, perangkat yang tidak berfungsi, atau kegagalan layanan pihak ketiga di luar kendali wajar AbsenJeh.

Ketentuan ini tidak dimaksudkan untuk menghapus hak atau tanggung jawab yang tidak dapat dikesampingkan berdasarkan hukum yang berlaku.

Keadaan kahar dapat meliputi bencana alam, kebakaran besar, gangguan pusat data atau backbone internet skala luas, tindakan pemerintah, perang, kerusuhan, serangan siber berskala luas, atau kejadian luar biasa lain di luar kendali wajar para pihak.

18Perubahan Ketentuan, Hukum, Sengketa & Kontak

Syarat & Ketentuan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Perubahan material yang memengaruhi pembayaran, data pribadi, penghentian layanan, atau tanggung jawab akan diinformasikan melalui kanal yang wajar sebelum berlaku apabila memungkinkan.

Sengketa diupayakan diselesaikan terlebih dahulu melalui komunikasi dan musyawarah. Jika tidak tercapai penyelesaian, sengketa ditangani melalui mekanisme yang tersedia berdasarkan hukum Indonesia dan forum yang berwenang.