Data digunakan untuk menjalankan layanan sekolah
- AbsenJeh memproses data yang diperlukan untuk akun, sekolah, kehadiran, perangkat, laporan, pembayaran, dan keamanan.
- Data siswa dapat mencakup data anak; sekolah berperan penting dalam memastikan pemrosesan dilakukan secara sah.
- AbsenJeh tidak menjadikan penjualan data pribadi sebagai model bisnis.
- Hak terkait data dapat diajukan melalui sekolah atau kanal privasi AbsenJeh sesuai konteks pemrosesan.
1Ruang Lingkup
Kebijakan ini menjelaskan pemrosesan data pribadi dalam penggunaan AbsenJeh.id oleh sekolah, administrator, kepala sekolah, guru, siswa, dan pihak terkait lainnya. Kebijakan ini dibaca bersama Syarat & Ketentuan Layanan.
2Data yang Dapat Diproses
3Data Siswa & Anak
Karena AbsenJeh digunakan oleh sekolah, data yang diproses dapat mencakup data pribadi anak. Sekolah bertanggung jawab memastikan pengumpulan, pengunggahan, penggunaan, dan pembagian data siswa dilakukan berdasarkan kewenangan dan dasar pemrosesan yang sesuai, termasuk pemberitahuan atau persetujuan apabila diwajibkan.
AbsenJeh memproses data siswa untuk menyediakan fungsi layanan yang diminta sekolah dan tidak menggunakan data tersebut untuk tujuan yang tidak terkait tanpa dasar yang sesuai.
4Tujuan Pemrosesan
- Membuat dan mengelola akun serta workspace sekolah.
- Mencatat, menampilkan, memverifikasi, dan melaporkan kehadiran.
- Mengelola perangkat RFID, jadwal, kelas, siswa, guru, dan konfigurasi sekolah.
- Mengelola langganan, transaksi, invoice/konfirmasi pembayaran, dan dukungan pelanggan.
- Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, melakukan audit, troubleshooting, backup, dan pemulihan layanan.
- Meningkatkan kualitas layanan berdasarkan data operasional yang relevan dan proporsional.
5Dasar Pemrosesan
Pemrosesan dilakukan berdasarkan dasar yang sesuai dengan hubungan layanan dan ketentuan yang berlaku. Dasar tersebut dapat mencakup pelaksanaan perjanjian, kewajiban hukum, kepentingan yang sah untuk keamanan dan penyelenggaraan layanan, atau persetujuan apabila memang diperlukan.
Sekolah bertanggung jawab menentukan dasar pemrosesan yang sesuai untuk data yang dikumpulkan sekolah dan dimasukkan ke AbsenJeh.
6Sumber Data
Data dapat berasal dari administrator atau pengguna sekolah, proses import, aktivitas penggunaan dashboard, perangkat RFID yang terhubung, proses pembayaran, serta log teknis yang dihasilkan saat layanan digunakan.
7Penyedia Layanan Pihak Ketiga
AbsenJeh dapat menggunakan penyedia hosting/cloud, email, payment gateway, komunikasi, penyimpanan, monitoring, atau layanan teknis lain yang diperlukan untuk menjalankan platform. Data hanya dibagikan sejauh diperlukan untuk fungsi layanan atau apabila diwajibkan oleh hukum.
AbsenJeh tidak menjadikan penjualan atau penyewaan data pribadi sebagai model bisnis.
8Retensi & Penghapusan
Data disimpan selama diperlukan untuk menyediakan layanan aktif dan dapat dipertahankan setelah layanan berakhir untuk pemulihan akun, backup, keamanan, penyelesaian transaksi, sengketa, audit, atau kewajiban hukum.
Periode retensi dapat berbeda menurut kategori data. Penghapusan dari sistem aktif tidak selalu berarti seluruh salinan backup terhapus secara langsung; backup akan mengikuti siklus retensi dan pemusnahan yang berlaku.
9Keamanan Data
AbsenJeh menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar sesuai risiko, termasuk pengendalian akses, pemisahan akses berdasarkan peran, pencatatan audit pada fungsi tertentu, backup, pembatasan akses antar sekolah, dan pengamanan komunikasi/perangkat sesuai konfigurasi yang tersedia.
Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas risiko. Pengguna juga bertanggung jawab menjaga keamanan akun dan perangkat yang berada dalam kendalinya.
10Hak Terkait Data Pribadi
Dalam batas yang berlaku, subjek data dapat meminta informasi, akses, koreksi, atau tindakan lain terkait data pribadi. Karena sebagian besar data siswa dimasukkan dan dikelola oleh sekolah, permintaan tertentu dapat lebih tepat diajukan terlebih dahulu kepada sekolah yang bersangkutan.
AbsenJeh akan membantu menangani permintaan yang menjadi tanggung jawabnya dan dapat meminta informasi tambahan untuk memverifikasi identitas, kewenangan, serta ruang lingkup permintaan.
12Lokasi & Transfer Data
Apabila penyedia layanan atau infrastruktur yang digunakan menyebabkan data diproses di lokasi lain, AbsenJeh akan menerapkan langkah yang diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku dan mempertimbangkan perlindungan data yang sesuai.
13Insiden Keamanan
Jika terjadi insiden yang memengaruhi data pribadi, AbsenJeh akan melakukan penanganan, investigasi, mitigasi, dan pemberitahuan sesuai kewajiban yang berlaku serta tingkat risiko insiden.
14Perubahan Kebijakan
Kebijakan Privasi dapat diperbarui untuk menyesuaikan perubahan layanan, teknologi, praktik operasional, atau ketentuan hukum. Perubahan material akan diinformasikan melalui kanal yang wajar apabila diperlukan.
15Kontak Privasi
Pertanyaan atau permintaan terkait privasi dapat disampaikan melalui kanal resmi berikut.